PENDAHULUAN
A.
GAMBARAN
UMUM TENTANG ANGGARAN, PENGANGGARAN DAN PENGKOORDINASIAN
Perencanaan
keuangan adalah salah satu tugas manajer keuangan yangpenting. Output dari
suatu perencanaan keuangan disebut sebagai anggaran(budget), yaitu suatu
rencana kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalamangka-angka. Anggaran yang
dihasilkan adalah merupakan alat untuk mencapaitujuan perusahaan dan sekaligus
berfungsi sebagai alat koordinasi danpengendali kegiatan perusahaan. Ada dua
perencanaan keuangan yang pentingdiperhatikan dalam penyusunan anggaran, yaitu
Perencanaan kas (cash budget)dan Perencanaan keuntungan (profit
planning).
Pengertian
penganggaran (budgeting)yaitu proses kegiatan yang menghasilkan
anggaran(budget) sebagai hasil kerja (output), serta proses kegiatan
yang berkaitandengan pelaksanaan fungsi-fungsi anggaran, yaitu fungsi-fungsi
pedoman kerjaalat pengkoordinasian kerja dan alat pengawasan kerja
Didalam
organisasi dibutuhkan koordinasi. Koordinasi sendiri di definisikan sebagai
proses penyatuan tujuan-tujuan organisasi dan kegiatan pada tingkat satu satuan
yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan terlebih dahulu. Koordinisasi yang efektif dalam organisasi
diperlukan karena tanpa adanya koordinasi maka setiap anggota dalam organisasi
tidak memiliki pegangan mana yang harus diikiti, yang akhirnya akan merugikan
organisasi itu sendiri.
B.
RUMUSAN
MASALAH
Berdasarkan uraian diatas maka
dapat dirumuskan beberapa permasalahan sebagai berikut:
1. Apa
yang dimaksud dengan anggaran dan penganggaran?
2. Bagaimana
menyusunan anggaran?
3. Apa
kegunaan anggaran?
4. Faktor-faktor
apa saja yang mempengaruhi dalam menyusun anggaran?
5. Apa
hubungan anggaran dengan manajemen, akuntansi, stastistika, dan matematika?
6. Apa
isi dari dari anggaran?
7. Bagaimana
kebutuhan koordinasi dalam sebuah organisasi?
8. Masalah
yang timbul dalam koordinasi?
9. Bagaimana
pendekatan dalam mencapai koordinasi yang efektif?
10. Bagaimana
meningkatkan koordinasi?
C.
TUJUAN
DAN MANFAAT PENULISAN
1.
Tujuan
Dalam
penyusunan makalah ini tujuan yang akan dicapai adalah sebagai berikut.
1.
Mahasiswa diharapkan dapat
mengetahui apa saja kebutuhan yang perlu diketahui dalam penganggaran.
2.
Mahasiswa mengetahui masalah-masalah
yang timbul dalam penganggaran dan koordinasi.
3.
Mahasiswa dapat mengetahui fungsi
dari anggaran.
4.
Mahasiswa mengetahui cara-cara apa
saja yang dapat meningkatkan koordinasi potensial.
2. Manfaat
Manfaat dari penulisan ini adalah:
1.Sebagai
bahan acuan dalam mengambil suatu keputusan dalam sebuah organisasi.
2.Mengetahui
tindakan-tindakan apa saja dalam melakukan dan melaksanakan penganggaran dan
pengkoordinasiaan.
3. sebagai
referensi dalam membuat skripsi.
4. Sebagai
bahan ajar buat pribadi dan orang yang memerlukan.
BAB II
PEMBAHASAN
A. ANGGARAN DAN
PENGANGGARAN
1. Pengertian Anggaran dan Penganggaran
Pengertian anggaran (business budget) menurut
Glenn A Welsch mendefenisikan
anggaran sebagai berikut:
"Profit planning and control may be broadly as
de fined as sistematic and formalized approach for accomplishing the planning,
coordinating and control responsibility of management".
Dari
pengertian di atas, anggaran dikaitkan dengan fungsi-fungsimanajemenyang meliputi fungsi perencanaan, koordinasi
dan pengawasan. Jadi bila anggaran dihubungkan fungsi dasar manajemen maka
anggaran meliputi fungsi perencanaan, mengarahkan, mengorganisasi dan mengawasi
setiap satuan dan bidang-bidang organisasional didalam badan usaha.
Menurut
Gomes (1995, p.87-88), anggaran merupakan
dokumen yang berusaha untuk mendamaikan prioritas-prioritas program dengan
sumber-sumber pendapatan yang diproyeksikan. Anggaran menggabungkan suatu
pengumuman dari aktivitas organisasi atau tujuan untuk suatu jangka waktu yang
ditentukan dengan informasi mengenai dana yang dibutuhkan untuk aktivitas
tersebut atau untuk mencapai tujuan tersebut.
Menurut
Mulyadi (2001, p.488), anggaran merupakan
suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif yang diukur dalam satuan
moneter standar dan satuan ukuran yang lain yang menvakup jangka waktu satu
tahun.
Menurut
Supriyono (1990, p.15), penganggaran merupakan
perencanaan keuangan perusahaan yang dipakai sebagai dasar pengendalian
(pengawasan) keuangan perusahaan untuk periode yang akan datang.
Anggaran
merupakan suatu rencana jangka pendek yang disusun berdasarkan rencana kegiatan
jangka panjang yang telah ditetapkan dalam proses penyusunan program. Dimana
anggaran disusun oleh manajemen untuk jangka waktu satu tahun, yang nantinya
akan membawa perusahaan kepada kondisi tertentu yang diinginkan dengan sumber
daya yang ditentukan.
Drs.M.Munandar(Budgeting,Perencanaan Kerja,
Pengkoordinasian Kerja Pengawasan
kerja)ialah :
suatu
rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruhkegiatan
perusahaan yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter danberlaku untuk
jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang.
Dari pengertian tersebut di atas,
maka dapat terlihat bahwa anggaranmemiliki 4 unsur yaitu :
1. Rencana, yaitu suatu penentuan terlebih
dahulu tentang aktivitas atau kegiatan yang akan dilakukan di waktu yang akan
datang. Anggaranmerupakan suatu rencana yang mempunyai spesifikasi-spesifikasi
khusus,seperti misalnya disusun secara sistematis, mencakup seluruh
kegiatanperusahaan, dinyatakan dalam unit moneter.
2. Meliputi seluruh kegiatan perusahaan,
yaitu mencakup semua kegiatanyang akan dilakukan oleh semua bagian-bagian yang
ada dalam perusahaan.Secara garis besar kegiatan (fungsi) perusahaan dapat
dikelompokkanmenjadi lima kelompok, yaitu kegiatan pemasaran (marketing),
kegiatanproduksi (producing), kegiatan pembelanjaan (financing),
kegiatanadministrasi (administrating) serta kegiatan-kegiatan yang
berhubungandengan masalah personalia (personnel). Anggaran nantinya akan
dijadikansebagai pedoman kerja, sebagai alat pengkoordinasian kerja dan
alatpengawasan kerja, maka anggaran harus mencakup seluruh kegiatanperusahaan.
3. Dinyatakan dalam unit moneter, yaitu unit
(kesatuan) yang dapat diterapkanpada berbagai kegiatan perusahaan yang beraneka
ragam. Adapun unitmoneter yang berlaku di Indonesia ialah unit “rupiah”. Unit
moneter ini sangatdiperlukan mengingat bahwa masing-masing kegiatan perusahaan
yangberaneka ragam tersebut sering mempunyai kesatuan unit yang berbedabeda,seperti
misalnya bahan mentah menggunakan kesatuan berat(kilogram dan sebagainya),
kesatuan panjang (meter dan sebagainya),kesatuan luas (meter persegi dan
sebagainya); kesatuan luas (meter persegidan sebagainya), kesatuan isi (liter
dan sebagainya); tenaga kerjamenggunakan kesatuan jam kerja atau kesatuan waktu
(harian, mingguan,bulanan dan sebagainya).
4. Jangka waktu tertentu yang akan datang, yang
menunjukkan bahwaanggaran berlakunya untuk masa yang akan datang. Ini berarti
bahwa apayang dimuat di dalam anggaran adalah taksiran (forecast)
tentang apa yangakan terjadi serta apa yang akan dilakukan di waktu yang akan
datang. Jikadikaitkan dengan masalah waktu anggaran, dikenal dua macam anggaran
:
a.
Anggaran strategis (strategic budget)
Anggaran
yang berlaku untuk jangka panjang yaitu jangka waktu yangmelebihi satu periode
akuntansi (melebihi satu tahun)
b.
Anggaran taktis (tactical budget)
Anggaran
yang berlaku untuk jangka pendek yaitu satu periode akuntansiatau kurang.
Anggaran yang disusun untuk satu periode akuntansi(setahun penuh) dinamakan
budget periodical (periodical budget),sedangkan anggaran yang disusun
untuk jangka waktu yang kurang darisatu periode akuntansi (misalnya hanya untuk
jangka tiga bulan dansebagainya) dinamakan anggaran bertahap (continunous
budget). Untuk dapat memilih jangka waktu berlakunya anggaran secara lebih
tepat, adabeberapa faktor yang perlu dipertimbangkan :
a. Luas pasar penjualan produk yang dihasilkan,
perusahaan yangmempunyai pasar penjualan yang cukup luas, posisinya lebih
stabilkarena jika terjadi kegoncangan di salah satu pasarnya tidak terlalubesar
pengaruhnya pada kegiatan penjualan secara keseluruhan
b. Posisi perusahaan dalam persaingan, perusahaan
yang mempunyai posisi kuat di dalam persaingan, akan lebih mantap dan stabil
karenatidak mudah digoyahkan oleh tindakan para pesaingnya
c. Jenis produk yang dihasilkan perusahaan, jika
dilihat dari sudut elastisitas permintaan terhadap perubahan harga jual,
bagiperusahaan yang hasil produksinya termasuk kelompok produk yangin-elastis
(jumlah produk yang terjual tidak terlalu terpengaruh olehperubahan harga jual)
posisinya lebih relatif stabil sehinggaperusahaan semacam ini dimungkinkan
untuk menyusun anggaranberjangka panjang. Sebaliknya untuk perusahaan yang
hasilproduksinya termasuk kelompok produk elastis sebaiknya menyusunanggaran
berjangka pendek.
d. Tersedianya data dan informasi untuk melakukan
penaksiran(forecasting)
e. Keadaan perekonomian pada umumnya, kegiatan
perekonomiansecara umum baik nasional maupun internasional sangatmempengaruhi
kehidupan suatu perusahaan. Jika ia hidup di dalamperekonomian yang mantap,
posisinya cenderung akan lebih mantappula.
2. Dasar Penyusunan
Anggaran
Anggaran
perusahaan disusun dengan memperhatikan tujuan yang hendakdicapainya dan
kondisi perusahaan saat ini, baik intern maupun ekstern serta antisipasi perkembangannya
pada masa yang akan datang. Kondisi intern perusahaan saat ini dapat diketahui
dengan melihat semua potensi yang ada didalam perusahaan tersebut, sepertiassets
yang dimiliki, karyawan danmanajemen organisasinya. Kondisi ekstern
perusahaan sangat tergantung padakemampuan mengantisipasi dan menghadapi
perubahan kondisi lingkungannya,seperti : persaingan, selera konsumen,
peraturan dan sebagainya.
Anggaran
yang disusun tanpa memperhatikan kondisi lingkungan interndan ekstern
perusahaan tidak dapat dijadikan sebagai pedoman kegiatan dansebagai alat
kontrol. Jika demikian, maka angka-angka proyeksi yang dibuatakan menyesatkan
dan membawa perusahaan ke arah yang salah. Disampingitu, anggaran yang dibuat
di luar kemampuan sumber-sumber yang ada akansangat memberatkan perusahaan.
Jika terus dipaksakan untuk dilaksanakanmaka kemungkinan yang akan terjadi
adalah anggaran yang dibuat tidakterpakai sama sekali atau terjadi pemborosan
sumber-sumber perusahaan
3. Kegunaan Anggaran
Telah
dikemukakan sebelumnya bahwa anggaran memiliki 3 kegunaan
pokok yaitu :
1. Sebagai pedoman kerja, memberikan arah serta
sekaligusmemberikan target-target yang harus dicapai oleh kegiatanperusahaan di
waktu yang akan datang
2. Sebagai alat pengkoordinasian kerja, agar semua
bagian yangterdapat di dalam perusahaan dapat saling menunjang, salingbekerja
sama dengan baik menuju sasaran yang ditetapkan
3. Sebagai alat pengawasan kerja, sebagai tolok
ukur, alatpembanding untuk menilai (evaluasi) realisasi kegiatan perusahaan.
4. Fungi Perencanaan Anggaran
Perencanaan
anggaran merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan salah satu
fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan dasar pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen lainnya. Winardi memberikan pengertian mengenai perencanaan sebagai
berikut.
"Perencanaan
meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuatserta
menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi
serta merumuskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai
basil yang diinginkan".
Dari
kutipan di atas disimpulkan bahwa sebelum perusahaan melakukan operasinya,
pimpinan dari perusahaan tersebut harus lebih dahulu merumuskan
kegiatan-kegiatan apa yang akan dilaksanakan di masa datang dan hasil yang akan
dicapai dari kegiatan-kegiatan tersebut, serta bagaimana melaksanakannya.
Dengan adanya rencana tersebut, maka aktifitas akan dapat terlaksana dengan
baik.
5.Faktor-faktor yang
mempengaruhi penyusunan anggaran
Faktor-faktor
yang mempengaruhi penyusunan anggaran secara garis besar dibedakan menjadi dua
kelompok, yaitu :
1. Faktor-faktor intern, yaitu data, informasi dan
pengalaman yangterdapat di dalam perusahaan sendiri, antara lain berupa
penjualantahun-tahun lalu, kebijaksanaan perusahaan yang berhubungandengan
masalah harga jual dan sebagainya, kapasitas produksi yangdimiliki perusahaan,
tenaga kerja, modal kerja, fasilitas lain.
2. Faktor-faktor ekstern, yaitu data, informasi dan
pengalaman yangterdapat di luar perusahaan, tetapi dirasakan mempunyai
pengaruhterhadap kehidupan perusahaan, antara lain berupa keadaanpersaingan,
tingkat pertumbuhan penduduk, tingkat penghasilanmasyarakat, tingkat pendidikan
masyarakat, dan sebagainya.
6. Hubungan Anggaran
Dengan Manajemen
Sebagaimana
telah dibahas sebelumnya , fungsi (kegunaan) anggaranyang pokok adalah sebagai
pedoman kerja, sebagai alat pengkoordinasian kerjaserta sebagai alat pengawasan
kerja. Bilamana dibandingkan dengan fungsifungsimanajemen yaitu planning,
organizing, directing, coordinating, controlingmaka
anggaran mempunyai kaitan yang sangat erat. Khususnya yangberhubungan dengan
penyusunan rencana (planning), pengkoordinasian kerja(coordinating)
dan pengawasan kerja (controling).
Dengan
demikian terlihatbahwa anggaran adalah alat bagi manajemen untuk membantu
menjalankanfungsi-fungsinya.
7. Hubungan Anggaran Dengan Akuntansi
Jika
dilihat dari pengertiannya, akuntansi menyajikan data-data historis,menyajikan
peristiwa-peristiwa finansial yang terjadi dari hari ke hari secara teratur dan
sistematis. Sedangkan anggaran menyajikan data taksiran-taksiranuntuk jangka
waktu tertentu yang akan datang. Akuntansi menyajikan datahistoris yang sangat
bermanfaat untuk mengadakan forecasting (taksiran) yangakan dituangkan
dalam anggaran, yang nantinya akan dijadikan sebagai sebagaipedoman kerja di
waktu yang akan datang.
8. Hubungan Anggaran Dengan Statistika dan Matematika
Statistika
dan matematika sangat diperlukan untuk menyusun anggaran.Ketepatan mengadakan forecasting
disamping tergantung pada kelengkapantersedianya data, juga tergantung pada
ketepatan penggunaan metodestatistika dan metode matematika yang dipergunakan
untuk mengolah sertamenganalisis data tersebut.
9. Isi Anggaran
Anggaran
yang menyeluruh (Comprehensive Budget) secara garis besar terdiri dari :
1. Forecasting budget (anggaran taksiran)
yaitu anggaran yang berisi taksiran(forecast) tentang kegiatan perusahaan dalam
jangka waktu (periode)tertentu yang akan datang, serta taksiran (forecast)
tentang keadaan atauposisi finansial perusahaan pada suatu saat tertentu yang
akan datang
2. Variabel budget yaitu anggaran yang berisi
tentang tingkat perubahan biayaatau tingkat variabilitas biaya, khususnya
biaya-biaya yang termasuk kelompok biaya “semi variabel”, sehubungan dengan
adanya perubahanproduktivitas perusahaan
3. Analisis statistika dan matematika pembantu,
yaitu analisis statistika danmatematika yang dipergunakan untuk membuat taksiran
(forecast) serta yangdipergunakan untuk mengadakan penilaian (evaluasi)
dalam rangkamengadakan pengawasan kerja.
4. Budget Report yaitu laporan tentang
realisasi pelaksanaan anggaran, yangdilengkapi dengan berbagai analisis
perbandingan antara anggaran denganrealisasinya sehingga dapat diketahui
penyimpangan yang terjadi, baikpenyimpangan positif (menguntungkan) maupun
negatif (merugikan). Selainitu dapat diketahui sebab-sebab terjadinya
penyimpangan, sehingga dapatditarik kesimpulan dan beberapa tindak lanjut
(follow up) yang segera perludilakukan.
B.KOORDINASI
1.
Pengertian Koordinasi
Koordinasi
didefinisikan sebagai proses pengintegrasian ( penyatuan ) tujuan dan kegiatan
perusahaan pada satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi secara efisien.
Koordinasi
dibutuhkan sekali oleh para karyawan, sebab tanpa koordinasi setiap karyawan
tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan
organisasi itu sendiri.
Pedoman
Koordinasi
- Koordinasi harus terpusat,
sehingga ada unsur pengendalian guna menghindari tiap bagian bergerak
sendiri-sendiri yang merupakan kodrat yang telah ada dalam setiap bagian,
ingat bahwa organisasi merupakan kumpulan dari orang-orang yang punya
kebutuhan dan keinginan berbeda.
- Koordinasi harus terpadu,
keterpaduan pekerjaan menunjukkan keadaan yang saling mengisi dan memberi.
- Koordinasi harus
berkesinambungan, yaitu rangkaian kegiatan yang saling menyambung, selalu
terjadi, selalu diusahakan dan selalu ditegaskan adanya keterkaitan dengan
kegiatan sebelumnya.
- Koordinasi harus menggunakan
pendekatan multi instansional, dengan ujud saling memberikan informasi
yang relevan untuk menghindarkan saling tumpang tindih tugas yang satu
dengan tugas yang lain.
2. Kebutuhan
akan koordinasi
Untuk
melihat kemampuan seorang manajer sebagai pemimpin ( atasan ) dalam
melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam
tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Koodinasi dibutuhkan
sekali oleh para karyawannya,sebab tanpa koordinasi setiap karyawan tidak
mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, sehingga akan merugikan organisasi
itu sendiri.
Dengan
koordinasi diharapkan keharmonisan atau keserasian seluruh kegiatan untuk
mencapai tujuan yang diharapkan. Sehingga tiap departemen atau perusahaan atau
bagian menjadi seimbang dan selaras. Koordinasi merupakan usaha untuk
menciptakan keadaan yang berupa tiga S,yaitu serasi,selaras dan seimbang.
Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam
pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan dari tiap satuan pelaksanaan.
Prinsip
rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan
secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi
saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan
semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif.
Terdapat 3
(tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi seperti
diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko, 2003:196), yaitu:
1.
Saling ketergantungan yang menyatu (pooled
interdependence),bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu
dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada
pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2.
Saling ketergantungan yang berurutan
(sequential interdependece), di mana suatu satuan organisasi harus
melakukan pekerjaannya terlebih dulu sebelum satuan yang lain dapat bekerja.
3.
Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal
interdependence),merupakan hubungan member dan menerima antar satuan
organisasi.
Menurut
Handoko (2003:196) juga menyebutkan bahwa derajat koordinasi yang tinggi sangat
bermanfaat untuk pekerjaan yang tidak rutin dan tidak dapat diperkirakan,
faktor-faktor lingkungan selalu berubah-ubah serta saling ketergantungan adalah
tinggi. Koordinasi juga sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi yang
menetapkan tujuan yang tinggi.
Agar
wewenang yang dimiliki oleh seorang pemimpin dapat di taati oleh bawahan maka
diperlukan adannya:
- Kekuasaan ( power ) yaitu
kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu,
kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi dua yaitu :
- Kekuasaan posisi ( position power
) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya
pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
- Kekuasaan pribadi ( personal
power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para
pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
Menurut sumbernya wewenang dibagi menjadi :
a.
Kekuasaan balas jasa ( reward power
) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk
melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
b.
Kekuasaan paksaan ( Coercive power )
berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat,
ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,
c.
Kekuasaan sah ( legitimate power )
Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat
sebagai pemimpinnya.
d.
Kekuasaan pengendalian informasi (
control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya
orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang
dibutuhkan.
e.
Kekuasaan panutan ( referent power )
didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai
panutan.
f.
Kekuasaan ahli ( expert power )
yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
3.
Masalah – masalah pencapaian koordinasi yang efektif
Empat tipe
perbedaan dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan
departemen-departemen dalam organisasi menurut Paul R. Lawrence dan Jay W.
Lorch adalah:
- Perbedaan dalam orientasi
terhadap tujuan tertentu.Para anggota dari departemen yang berbeda
mengembangkan pandangan-pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara
mencapai kepentingan organisasi yang baik.
- Perbedaan dalam oriantasi waktu.
Manajer akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan
segera atau dalam periode waktu pendek. Bagian penelitian dan pengembangan
lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang.
- Perbedaan dalam orientasi antar
pribadi. Kegiatan produksi memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan
yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan
pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat
mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
- Perbedaan dalam formalitas
struktur.Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai
metoda-metoda dan standar-standar yang berbeda untuk mengevaluasi program
terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.
4.
Pendekatan – pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif
Komunikasi
adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung tergantung
pada perolehan, penyebaran dan pemrosesan informasi. Semakin besar
ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi. Pada
dasarnya koordinasi merupakan pemrosesan informasi. Terdapat tiga pendekatan
untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu:
1.
Teknik-Teknik Manajemen Dasar. Untuk
mencapai koordinasi yang efektif kita dapat menggunakan mekanisme teknik-teknik
manajemen dasar : hirarki manajerial, rencana dan tujuan sebagai pengarah umum
kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif
tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.
Mekanisme
teknik manajemen dasar
a.
Hirarki manajerial. Rantai perintah,
aliran informasi dan kerja, wewenag formal, hubungan tanggung jawab dan
akuntanbilitas yang jelas dapat menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara
jelas serta dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
b.
Aturan dan prosedur. Adalah
keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian
rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan
pengawasan rutin.
c.
Rencana dan penetapan tujuan.
Pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh
satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama. Ini diperlukan bila aturan
dan prosedur tidak mampu lagi memproses seluruh informasi yang dibutuhkan untuk
mengoordinasikan kegiatan-kegiatan satuan-satuan oraganisasi.
2.
Meningakatkan koordinasi potensial
Meningkatkan
koordinasi potensial menjadi diperlukan bila bermacam-macam satuan organisasi
menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam ukuran dan fungsi.
Koordinasi ini dapat di tingkatkan melalui dua cara, yaitu :
1.
Sistem informasi vertikal.Adalah
peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi.
Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem
informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti
pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk
meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan
pengawasan.
2.
Hubungan-hubungan lateral
(harizontal).Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral
membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki
dimana informasi yang dibutuhkan ada.
Beberapa
hubungan lateral, yaitu:
a.
Kontak langsung antara
individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.
b.
Peranan penghubung, yang menangani
komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
c.
Panitnya dan satuan tugas. Panitnya
biasanya diorganisasi secara formal dengan pertemuan yang dijadwalkan teratur.
Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
d.
Pengintegrasian peranan-peranan,
yang dilakukan oleh misal manajer produk atau proyek, perlu diciptakan bila
suatu produk, jasa atau proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi
dan perhatian yang terus menerus dari seseorang.
e.
Peranan penghubung manajerial, yang
mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang
diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian
yang dijelaskan pada d di atas tidak secara efektif mengoordinasikan
tugas tertentu.
f.
Organisasi matriks, suatu
mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang
kompleks.
3.
Metoda Pengurangan Kebutuhan akan
Koordinasi
Dalam
beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian
tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya
untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan
organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.
a.
Penciptaan sumber daya-sumber daya
tambahan.Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi
satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas
diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.
b.
Penciptaan tugas-tugas yang dapat
berdiri sendiri.Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah
karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri
diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
5.
Fungsi Koordinasi
Fungsi koordinasi menuntut adanya
keselarasan tindakan bekerja dari setiap individu atau bagian dalam perusahaan
untuk mencapai tujuan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa
untuk menciptakan adanya koordinasi diperlukan perencanaan yang baik, yang dapat menunjukkan keselarasan rencana antara satu bagian dengan bagian lainnya. Anggaran yang berfungsi sebagai perencanaan harus dapat menyesuaikan rencana yang dibuat untuk berbagai bagian dalam perusahaan, sehingga rencana kegiatan yang satu akan selaras dengan lainnya. Untuk itu anggaran dapat dipakai sebagai alat koordinasi untuk seluruh bagian yang ada dalam perusahaan, karena semua kegiatan yang saling berkaitan antara satu bagian dengan bagian lainnya sudah diatur dengan baik.
untuk menciptakan adanya koordinasi diperlukan perencanaan yang baik, yang dapat menunjukkan keselarasan rencana antara satu bagian dengan bagian lainnya. Anggaran yang berfungsi sebagai perencanaan harus dapat menyesuaikan rencana yang dibuat untuk berbagai bagian dalam perusahaan, sehingga rencana kegiatan yang satu akan selaras dengan lainnya. Untuk itu anggaran dapat dipakai sebagai alat koordinasi untuk seluruh bagian yang ada dalam perusahaan, karena semua kegiatan yang saling berkaitan antara satu bagian dengan bagian lainnya sudah diatur dengan baik.
C. HUBUNGAN ANGGARAN DENGAN FUNGSI
PENGKOORDINASIAAN
Sebagaimana
telah dibahas sebelumnya , fungsi (kegunaan) anggaranyang pokok adalah sebagai
pedoman kerja, sebagai alat pengkoordinasian kerjaserta sebagai alat pengawasan
kerja. Bilamana dibandingkan dengan fungsifungsimanajemen yaitu planning,
organizing, directing, coordinating, controlingmaka
anggaran mempunyai kaitan yang sangat erat. Khususnya yangberhubungan dengan
penyusunan rencana (planning), pengkoordinasian kerja(coordinating)
dan pengawasan kerja (controling).
Dalam
kaitannya bahwa dalam proses penyusunan anggaran membutuhkan koordinasi semua
level manajer yang diorganisir dalam Komite Anggaran yang memiliki tugas antara
lain:
1.
Menyusun pedoman
penyusunan anggaran
2.
Menerima dan
menganalisis setiap anggaran yang diajukan oleh seksi, bagia, atau divisi
3.
Memberi rekomendasi
penyempurnaan
4.
Menyetujui anggaran
Sangat jelas bahwa tanpa koordinasi,
maka suatu rencana penganggaran tidak akan berjalan sebagaimana yang diharapkan
oleh sebuah organisasi karna itu sangat diperlukan suatu penggkoordinasian
untuk mengatur suatu anggaran. Sebagaimana yang dikemukakan oleh Gunawan dan Marwan
Asri (2003:49-52) bahwa bidang koordinasi:
1.Membantu
mengkoordinasikan faktor manusia dengan organisasi.
2.Menghubungkan
aktivitas perusahaan dengan trend dalam dunia usaha
3.Menempatkan penggunaan modal pada
saluran-saluran yang menguntungkan, dalam arti seimbang dengan program
perusahaan.
4.Mengetahui
kelemaham-kelemahan dalam organisasi tersebut.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Pengertian
budgeting yaitu proses kegiatan yang menghasilkan anggaran(budget)
sebagai hasil kerja (output), serta proses kegiatan yang berkaitandengan
pelaksanaan fungsi-fungsi anggaran, yaitu fungsi-fungsi pedoman kerja alat pengkoordinasian
kerja dan alat pengawasan kerja.
Proses
kegiatan yangtercakup dalam budgeting antara lain :
a. Pengumpulan data dan informasi yang diperlukan
untuk menyusun anggaran
b. Pengolahan dan penganalisaan data dan informasi
tersebut untukmengadakantaksiran dalam rangka menyusun anggaran
c. Menyusun budget serta menyajikan secara teratur
dan sistematis
d. Pengkoordinasian pelaksanaan anggaran
e. Pengumpulan data dan informasi untuk keperluan
pengawasan kerja yaituuntuk mengadakan penilaian (evaluasi) terhadap
pelaksanaan anggaran
f. Pengolahan dan penganalisaan data tersebut untuk
mengadakan interpretasidan memperoleh kesimpulan-kesimpulan dalam rangka
mengadakanpenilaian (evaluasi), menyusun kebijaksanaan sebagai tindak lanjut
darikesimpulan tersebut.
Koordinasi sangatlah dibutuhkan
dalam setiap organisasai ataupun kelompok apapun, demi tercapainya segala
tujuan yang hendak dicapai. Komunikasi merupakan suatu kunci utama dalam
tercapainya suatu koordinasi yang efektif. Pada dasarnya koordinasi merupakan
suatu pemrosesan informasi. Di sini peranan menejer sangat dibutuhkan
dalam melaksanakan tugasnya dalam bidang pengontrolan, pengawasan dan evaluasi.
Kedekatan hubungan dan kelancaran informasi antara menejer dengan bawahan pun
juga sangat perlu diperhatikan agar dalam pelakasanaan tugas tidak terdapat
kesalahan informasi (miss comunications) ataupun tekanan dalam
bekerja.Sehingga dengan koordinasi yang baik dapat mempermudah suatu organisasi
menjadi lebih maju karena tercapainya tujuan dari organisasi tersebut.
DAFTAR
PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar